¿Cuánto tiempo debes guardar las facturas y otros documentos contables?
Como ya sabrás Hacienda obliga a empresas y empresarios a conservar sus facturas durante un periodo de tiempo determinado. El no cumplimiento de esta obligación puede provocar la actuación de la Inspección y por tanto la regularización y sanción correspondiente.
No obstante, saber cuánto tiempo debo guardar la documentación no es algo tan sencillo y dependiendo de a qué normativa nos remitamos este periodo puede oscilar.
Lo primero es conocer ¿qué tipo de documentación debo guardar?
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
¿Qué plazos debo tener en cuenta?
Como habíamos dicho al inicio de este post, los plazos de conservación pueden variar en relación con la normativa que consultemos, de tal manera que:
CÓDIGO DE COMERCIO
Según el artículo 30 del Código de Comercio: 6 años desde el último asiento contable realizado:
Art. 30.
- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
LEY GENERAL TRIBUTARIA:
Según la interpretación de esta normativa el plazo sería de 4 años.
La Ley General Tributaria establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
Remitiéndonos a la Ley del IVA se establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, es decir, de 4 años.
Por lo tanto, prevalece el plazo de conservación mayor que es el que dicta el CÓDIGO DE COMERCIO de 6 años.
Sin embargo, aunque esta es la regla general, debemos contemplar dos escenarios muy habituales y que hay tener en cuenta para analizar este periodo de conservación:
1.- Qué pasa si hay bases imponibles negativas pendientes de compensar en el Impuesto de Sociedades
2.- Y qué pasa con las facturas o documentos justificativos relacionados con los bienes de inversión.
1.- Qué pasa si hay bases imponibles negativas pendientes de compensar en el Impuesto de Sociedades
La documentación deberá conservarse durante el plazo que medie desde que se genera dicha base negativa, hasta que ésta sea compensada en su totalidad más los 4 años de prescripción del ejercicio. Teniendo en cuenta que:
- La AEAT tiene un máximo de 10 años para comprobar las bases imponibles negativas pendientes de compensación y que,
- No existe límite temporal para compensar estas bases negativas.
2.- Y qué pasa con las facturas o documentos justificativos relacionados con los bienes de inversión.
Las facturas de inmovilizado se deben conservar durante todos los ejercicios en los que se deduzca el gasto de amortización, más los 4 años de prescripción fiscal.
¿Se pueden guardar las facturas electrónicamente?
La Administración indica que los documentos se deberán guardar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación, la integridad de su contenido y legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos. Por lo tanto, no existe obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas.
No obstante, no sirve que simplemente las escaneemos, estas sólo serán válidas y aceptadas por la administración, si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria, de manera que la empresa garantice al inspector que la copia digital es exacta al original.
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