¿POR QUÉ NECESITA MI EMPRESA UN PLAN DE PROCEDIMIENTOS? CREA EL TUYO EN 5 PASOS
Antes de responder a la pregunta que da nombre a este artículo, es fundamental que tengamos claro a qué nos referimos con el término procedimiento, en la Real Academia Española nos lo define como la “acción de proceder” o el “método de ejecutar algunas cosas”. Teniendo en cuenta esto, deducimos que un Plan de Procedimientos no es más que un conjunto de acciones, pasos o métodos a seguir ante determinados sucesos o circunstancias, siguiendo siempre un orden establecido.
En el caso de la empresa, un Plan de Procedimientos es un instrumento fundamental que permite ordenar y alinear los objetivos de la empresa mediante la unificación de criterios. Se trata de una herramienta administrativa cuyo fin es orientar a todos los miembros de la empresa, sean trabajadores o líderes, en la consecución de objetivos comunes. Evidentemente, cuanto mayor sea el tamaño de la empresa y cuantas más personas trabajen en ella, mayor será la necesidad de control sobre las funciones a realizar.
No obstante, hay que tener en cuenta que este plan no debe ser rígido e inflexible y se adaptará a las nuevas circunstancias y situaciones que se vayan produciendo. Su finalidad es mejorar la forma de trabajar, no “regular” el trabajo, un instrumento de apoyo para que las personas que integran la empresa se orienten en el desempeño de sus actividades, por lo tanto, su carácter es EVOLUTIVO.
A continuación os dejamos algunas de las ventajas que produce un Plan de Procedimientos y también, los inconvenientes que debéis evitar para que su aplicación sea un éxito.
La tarea de redactar un plan de este tipo requiere mucho tiempo y constancia dado que debemos contemplar: organigrama de la empresa, los diferentes puestos que se van a regular, las actividades y/o procedimientos más comunes que se van a incluir, etc.
Como recomendación de Reigosa y Varela te facilitamos 5 sencillos pasos para su elaboración:
PASO 1: IDENTIFICA OBJETIVOS
Redacta una introducción o esquema de las áreas, procesos o puestos que quieres incluir en el plan.
PASO 2: DOCUMÉNTATE
Esta es la parte más importante, para que el plan salga bien, observa detalladamente los procedimientos de la empresa, las actividades más frecuentes, entrevista a las personas que efectivamente desempeñan las tareas relacionadas, analiza los procedimientos utilizados más comunes y su eficiencia, los problemas que suelen producirse, sugerencias de mejora de los empleados/líderes…
PASO 3: ESTRUCTURA TODA LA INFORMACIÓN
Elige una estructura para redactarlo, por ejemplo: organigrama, puesto, actividades, procedimientos, problemas que pueden darse, posibles soluciones.
PASO 4: COMUNÍCALO
No servirá de nada que elabores un Plan de Procedimientos si no se lo comunicas a tus empleados. Convoca una reunión para explicar su objetivo y asegúrate que esté al alcance de todos los empleados sea en papel o digitalmente.
PASO 5: ACTUALÍZALO
Recuerda, no se trata de una norma rígida. Debes actualizarlo periódicamente, analiza de nuevo los puestos, nuevas situaciones, circunstancias o nuevas tareas. Acepta recomendaciones de otras personas, profesionales, compañeros de trabajo, empleados o clientes. Toda información es poca si te sirve para mejorar.
Para cualquier pregunta, no lo dudes, consúltanos!
