En general, se considera que el proceso de facturación de una empresa no entraña dificultad alguna, y precisamente por ello, no se le dedica ni el tiempo ni la atención necesaria para hacerlo correctamente. Otro problema común en este ámbito es la falta de información, muchos encargados de este procedimiento (sea empresario o trabajador) desconocen los requisitos formales que la Administración Tributaria exige obligatoriamente para que una factura esté correcta y legalmente emitida.

En consecuencia, sea por una falta de dedicación o por una carencia de información, existen determinados errores muy comunes y que suelen aparecer en muchos procesos de facturación.

A continuación vamos a enumerarte una serie de cuestiones que deberás tener en cuenta para expedir tus facturas correctamente:

  1. 1.DATOS DEL CLIENTE/DESTINATARIO

El destinatario de la factura tiene que estar correctamente identificado. No importa si tienes muchos o pocos. Cada vez que emitas una factura deberás especificar:

  • Nombre y Apellidos o Razón social completa.

  • Número de Identificación Fiscal.

  • Domicilio Social.

  1. 2.IDENTIFÍCATE

No solo es obligatorio identificar a tus clientes, en cada una de tus facturas deberás incluir también tus datos, con los mismos requisitos formales que en el punto anterior.

Como consejo, la factura también es una herramienta de marketing, un diseño bonito, la inclusión de diferentes formas de contacto: teléfono, página web…, son formas de llamar la atención de tus clientes y fidelizarlos.

  1. 3.NUMERACIÓN DE LA FACTURA Y FECHA DE EXPEDICIÓN

La numeración debe ser correlativa y en sintonía con la fecha de expedición de la misma. La numeración se inicia con el principio del ejercicio. Por lo tanto, no se admiten facturas emitidas con numeraciones posteriores o con fechas de emisiones anteriores. No obstante, podrán utilizarse varias series para identificar diferentes actividades o centros de facturación. En el caso de facturas rectificativas será obligatorio asignar una serie específica.

  1. 4.CONTENIDO DE LA FACTURA.

En el cuerpo de la factura se deberá hacer un desglose de las operaciones realizadas y los datos necesarios para la determinación de la base imponible. Es importante que esta descripción sea correcta y completa para evitar problemas futuros.

Por ejemplo, en la entrega de bienes especificaremos concepto, cantidad y precio por unidad. En la prestación de servicios, haremos una descripción del servicio o servicios prestados. Si existe un albarán previo o un contrato de prestación de servicios esta parte se simplifica, haciéndose referencia a los mismos en la factura.

  1. 5.TIPO IMPOSITIVO, CUOTA TRIBUTARIA Y CONTRAPRESTACIÓN TOTAL

Deberá especificarse la base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria separadamente del total de la factura. Es requisito formal obligatorio por parte de la Agencia Tributaria. Si en una misma factura existen operaciones exentas o sujetas a diferentes tipos de IVA, deberá figurar desglosadamente por cada operación.

  1. 6.SI ES EL CASO, CUANDO SE PRODUZACAN LAS SIGUIENTES CIRCUNSTANCIAS:

  • -En operaciones exentas referencia a la normativa

  • -La mención “facturación por el destinatario.

  • -La mención “inversión del sujeto pasivo.

  • -La mención “Régimen especial de Agencias de viajes”

  • -La mención “Régimen especial de bienes usados”

  1. 7.RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA:

  • -Especifica el acuerdo de pago: al contado, giro… te ayudará a evitar impagos.

  • -Evitar retrasar el momento de la facturación y envío de las facturas, fija un día para realizar esta tarea y enviarlas. Evitarás apuros innecesarios que entorpecerán tu trabajo y además, no retrasarás su cobro.

  • -Guarda siempre una copia de tus facturas, en formato papel, digital o ambas.

  • -Personaliza tus facturas, como hemos dicho antes, sirve de herramienta de marketing hacia tus clientes.

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